Planeacion de Proyectos de Software: Temas de la materia 2

TEMA 4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL PROYECTO

1⇒ ¿CÓMO REALIZAR EL ANÁLISIS Y/O DETECCIÓN DE NECESIDADES DE UN PROYECTO?

La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras palabras una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto.
Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
¿Qué se debe lograr?
¿Qué se debe hacer?
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
¿Qué está logrando?
¿Qué está haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.
Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.
Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.
Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.
Habilidad para el logro de resultados.

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2⇒ ¿QUÉ ES UN OBJETIVO DE PROYECTO Y CÓMO SE ESTRUCTURA?

El objetivo es la aspiración o el propósito que se quiere alcanzar con la investigación, en él se exponen de manera clara y precisa los resultados que desean ser obtenidos. Son herramientas de trabajo para cumplir con el propósito principal del proyecto en sí.
Asignar correctamente objetivos para un proyecto puede llegar a ser una tarea complicada. Pues será la guía para alcanzar lo que buscamos al realizar el proyecto.
Para estructurar un objetivo, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Deben estar dirigidos a los elementos básicos del problema.
Deben ser medibles y observables.
Deben ser claros y precisos.
Deben seguir un orden metodológico.
Su formulación debe involucrar resultados concretos.
El alcance de los objetivos debe estar dentro de las posibilidades del investigador.
Deben ser expresados en verbos en infinitivos.

3⇒ ¿QUÉ ES UN ALCANCE DE PROYECTO Y CÓMO DEFINIRLO?

El alcance de un proyecto reúne todo lo necesario para alcanzar los objetivos que perseguimos al ejecutar un proyecto. Responde así a todos los objetivos que se esperan conseguir en la finalización del mismo. Por ello, es tan importante saber cómo definir el alcance de un proyecto, el cual nos determinará las actividades y demás de elementos necesarias para alcanzar esos objetivos.

Declaración de alcance de un proyecto:

Escribir una breve justificación sobre los motivos que explican la ejecución del proyecto. Explicamos así el alcance funcional de un proyecto.
Describir el alcance de los entregables. Es importante identificar las características de los resultados que se esperan.
Establecer unos criterios que aprueben cuándo los resultados de las actividades están listos, cumplen con las condiciones y son aptos para la entrega.
Objetivos específicos de un proyecto. Es lo que se conoce como entregables, los resultados mismo de las actividades que esperamos cumplir en los plazos que definamos.
Exclusiones, limitaciones o restricciones del proyecto o todas aquellos resultados que no se van a poder obtener en el proyecto. Se refiere a las limitaciones del alcance de un proyecto.
Supuestos o posibles escenarios. Se trata de la gestión de la incertidumbre del proyecto.

4⇒ ¿QUÉ SON LOS ENTREGABLES DE PROYECTO?

Es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte de un proyecto. Existen entregables intermedios (internos), que se utilizan para producir los entegables finales que validará el cliente del proyecto. Los entregables ayudan a definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo en el proyecto debe ser medido monitoreando el avance en los entregables.

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5⇒ ¿QUÉ ES UN RIESGO DE PROYECTO?

Es un evento incierto o condición incierta que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre el proyecto. Existen también los riesgos conocidos y riesgos desconocidos. Riesgos conocidos son aquellos que fueron identificados, analizados, y que es posible encontrar una minimización de su probabilidad de ocurrencia o de su impacto. Por otro lado, los riesgos desconocidos no pueden ser administrados, lo máximo que se puede hacer es basarse en experiencias similares anteriores para mejorar la situación en el momento en que ocurren.

6⇒ ¿CÓMO REALIZAR LA GESTIÓN DE RIESGO PARA UN PROYECTO?

La gestión del riesgo de un proyecto debe llevarse a cabo en función de cinco momento cruciales:

Identificación de riesgos: en la fase de iniciación del proyecto se requiere detectar los posibles riesgos que pueden afectar a su ejecución. La identificación de riesgos ha de contemplar todos los tipos de riesgo que pueden afectar a la programación, ya se trate de riesgos laborales, financieros, relacionados con los recursos o sus habilidades o con efectos sobre la calidad de los entregables.
Creación del registro de riesgos: la gestión de riesgos multiplica su eficacia si se cuenta con un documento que permita realizar consultas y contemplar su evolución, se trata del registro de riesgos Esta herramienta se utiliza para controlar y realizar un seguimiento de los riesgos, permitiendo compartir su contenido con las partes interesadas.
Evaluación de riesgos: una de las maneras más efectivas es asignando a cada riesgo una puntuación a dos niveles distintos, probabilidad, índice de posibilidad de que ocurra el riesgo, y severidad, gravedad de sus consecuencias.
Medidas correctoras y plan de contingencias: Una vez identificados y evaluados los riesgos, cuando se tiene una buena comprensión sobre sus causas de aparición y la severidad de sus consecuencias, se está en disposición de diseñar las acciones correctivas a aplicar.
Seguimiento y control de riesgos: el control del riesgo consiste en mantener actualizado el plan de gestión del riesgo. El seguimiento maximiza su eficacia si en los informes de estado de proyecto se incluye información sobre los riesgos, ya que de esta manera se mantienen visibles y se pueden prevenir sorpresas desagradables durante la fase de ejecución.

7⇒ DEFINE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, TECNOLÓGICOS Y ECONÓMICOS

Recursos Humanos. Son todas aquellas personas que colaboran con la elaboración del producto. A cada persona se le asigna un rol y responsabilidad para concluir el proyecto. Además, cada integrante debe tomar parte en la planificación y toma de decisiones del proyecto.

Recursos Materiales. Es todo aquel material técnico y/o básico para el trabajo diario en la elaboración del producto o servicio. Un recurso material implica gasto, el cual se considera como recurso material financiero.

Recursos Tecnológicos. Son los medios que se valen de la tecnología para cumplir con su propósito. Pueden ser tangibles (como una computadora, una impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).

Recursos Económicos. Es toda aquella fuente de financiamiento que le brinda ayuda a la realización del proyecto. Los insumos que se requieren se contestan con las preguntas: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cuánto?; mientras que las preguntas del fuente de financiamiento: ¿quién?

TEMA 5. PLAN DE TRABAJO

1⇒ ¿QUÉ ES UN PLAN DE TRABAJO?

Un plan de trabajo es una herramienta con la que organizar y simplificar las actividades necesarias para concretar una acción. Con este instrumento podemos planificar y gestionar todos los recursos necesarios para poder ejecutar dicho trabajo. Asimismo, un plan de trabajo nos ayuda a sistematizar toda la información generada, actuando de un excelente instrumento de comunicación. Un plan de trabajo diseña un cronograma, designa a los responsables y establece metas y objetivos.

2⇒ ¿CÓMO REALIZAR UN PLAN DE TRABAJO?

Los pasos a seguir:

Define metas concretas e identifica el objetivo principal. ¿Por qué y para qué hacemos este plan de trabajo?
Identifica las actividades principales. Existen apps especializadas en diseñar un plan de trabajo con software.
Define y asigna responsabilidades. Involucra a tu equipo de trabajo, una vez tengas planificadas las actividades en tu calendario.
Convoca la primera reunión con el fin de empezar el proyecto cuanto antes. A este tipo de reuniones de arranque se les denomina Kick-off, y en ellas ya hay un boceto de la planificación.
¿Con qué parámetros mediremos el éxito del proyecto? Es importante saber cómo vamos a evaluar el funcionamiento del trabajo de todos.
Analiza los riesgos y dibuja los posibles escenarios de tu plan de trabajo. Sólo tendrás que implementarlo, si fuese necesario. Este será tu mejor plan de contingencia.
Asegura que cada actividad tiene planificados los recursos necesarios. Para ello, puedes realizar pequeñas reuniones de seguimiento con cada departamento.
Aprende de las lecciones. Puede sonar redundante, pero debemos extraer lecciones aprendidas de cada plan de trabajo una vez finalice el proyecto.

3⇒ EVALUACIÓN DE PLAN DE TRABAJO

La evaluación de programas es un instrumento de gestión. Es un proceso de duración determinada que trata de valorar de manera sistemática y objetiva la pertinencia, el rendimiento y el éxito de los programas y proyectos concluidos y en curso. La evaluación se realiza con carácter selectivo para dar respuesta a determinadas preguntas e impartir orientación a los encargados de tomar decisiones y los administradores de programas, así como para obtener información que permita determinar si las teorías e hipótesis básicas que se utilizaron al formular el programa resultaron válidas, qué surtió efecto o no, y por qué.

Hay cuatro pasos principales:

Ponga en claro los objetivos y metas del programa
Desarrolle las preguntas de evaluación
Desarrolle métodos de evaluación
Establezca un cronograma para las actividades de evaluación

4⇒ CONCEPTO DE DIAGRAMAS DE GANTT

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

5⇒ DESCRIPCIÓN DE GANTT PROJECT Y MICROSOFT PROJECT VENTAJAS Y DESVENTAJAS

-> GANTT PROJECT

VENTAJAS

Se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.
Reportes en PDF o HTML.
Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project.
Organización de tareas en forma jerárquica.
Permite crear diagramas y asignares tiempos, recursos.
Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el diagrama de Pert.
Fácil aprendizaje.
Precio excelente.
Las herramientas de gestión de proyectos comerciales cuestan una gran cantidad de dinero.
Gratuito para cualquier propósito.
Interfaz amigable

DESVENTAJAS

Carece de muchas de las características adicionales que hacen de MS Project la herramienta estándar.
Poca difusión entre las pequeñas y medianas empresas, para la gestión de sus proyectos.

--> MICROSOFT PROJECT

VENTAJAS

Administración eficiente y eficaz de los recursos.
Gestión del ciclo de vida del proyecto.
Gestionar lo simple y lo complejo.
Mejorar constantemente los procesos.
Impulsar la inteligencia de negocio.

DESVENTAJAS

No se puede medir ni la productividad de las maquinas ni de las persona, demás de tampoco el rendimiento. Esto supone una gran desventaja para el programa, ya que es un item importante para el control de proyectos.
Muy caro comparado con las alternativas que presenta la competencia.
La aplicación para trabajar en Internet se compra aparte
No se trata de un programa multiplataforma (los que funcionan tanto en LINUX como WINDOWS), de manera que tiene restringido su uso a ciertos usuarios.
No cuenta tampoco con las herramientas básicas para la planeación de la mayoría de proyectos.
El 80% de los usuarios de MS Project acaba usando tan sólo el 20% de sus numerosas opciones, de manera que acaba siendo su aplicación poco eficiente.

5.1 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO

Se consideró el programa Gantt Project

1⇒ DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES O TAREAS

La tarea es un término empleado para referirse a la práctica de una obligación o a la realización de una actividad, bien sea en el ámbito educativo, en el hogar y también en el ámbito laboral.

Como indica el nombre de la pestaña, en ella se establecen los ajustes generales de cada tarea. Algunos son muy evidentes, pero otros merecen una explicación.
Tipo de tarea:
Se accede a las opciones en la ventana Propiedades de la tarea; hay 3 formas de hacerlo:

Método 1 ->Método 2 °Método 3
Seleccionar tarea ->Seleccionar tarea °Hacer clic pestaña Tarea
clic derecho ->alt+enter °Hacer clic Propiedades
Hacer clic propiedades de la tarea ->Hacer clic pestaña Recursos de la tarea
Hacer clic pestaña Recursos °Hacer clic pestaña Recursos

Nombre. Este es de los evidentes. Si lo necesitas, puedes modificar el nombre de la tarea.
Proyecto / hito. Este es más complejo. Puedes establecer que en la fila superior quede representado el proyecto en sí. Para conseguir esto, al configurar tareas en GanttProject, debes de crear una de la que dependan todas las demás y llevarla a la zona superior de la lista de tareas. En este caso, puedes marcar la casilla “Proyecto”. Si la tarea no está situada a nivel jerárquico por encima de todas las demás y en la zona superior, esta casilla se identificará como “Hito”. Puedes establecer tareas con la característica de un hito, para representar momentos clave en el desarrollo de tus proyectos. Éstos no conllevan dedicación, por lo que no tienen duración, se sitúan en una única fecha. Los verás representados en el diagrama con forma de rombo.

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Ajustes temporales:
También se puede acceder a estas opciones en la misma ventana que la anterior.

Opciones de programación. Aquí encontrarás un desplegable que te permitirá definir cómo se realiza el cálculo temporal de la tarea. Dispones de tres opciones: que calcule la fecha de inicio, la de fin o la duración. Es decir, que introduciendo los otros dos datos GanttProject calcule el tercero.
Fecha de inicio, fecha de finalización, duración: En estas casillas estableces los parámetros temporales de la tarea. Estas casillas están vinculadas con la opción de programación elegida, de manera que el campo calculado no estará accesible. Será el programa quien indique el dato.
Fecha de inicio más temprana. Aquí puedes establecer una fecha antes de la cual no se pueda comenzar la tarea. Esto es relevante cuando el sistema reformula la planificación. GanttProject te da la opción de establecer como fecha de inicio más temprana la que hayas asignado como fecha de inicio en el momento de la programación.
Prioridad. Dispones de cinco niveles de importancia para asignar a las tareas según tu criterio.

Representación gráfica:
Se crea automáticamente al describir la fecha de inicio y la fecha de fin/duración de la tarea que se escribe en la parte izquierda.

Progreso. Esta casilla te permite introducir un valor entre 0 y 100 que represente el porcentaje de avance de cada tarea. Verás que en el diagrama de Gantt una línea negra recorre la barra de la tarea según la proporción que hayas indicado en esta casilla.
Mostrar en la línea de tiempo. Al seleccionar esta opción GanttProject mostrará el nombre de la tarea en la fecha de su inicio en la línea temporal situada sobre el área del gráfico.
Relleno y colores: Son posibilidades de diferenciar gráficamente en el diagrama las tareas. Puede resultarte interesante si quieres conseguir una visualización más llamativa de determinadas tareas.

2⇒ IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLES DE CADA TAREA

En esta pestaña encontrarás una pequeña tabla vacía en la que deberás incluir los recursos que participan en cada tarea. Sólo con incluir el nombre del recurso el resto de campos se cumplimentan solos. Aunque siempre tienes la posibilidad de modificarlos según tus necesidades.

Se puede acceder a la pestaña de las mismas maneras vistas en el primer apartado de este tema, añadiendole al final de cada proceso la selección de la pestaña Recursos dentro de la ventana de Propiedades de la tarea.

AsignaciÃ³n de recursos y tareas en GanttProject

ID. Se trata de un campo índice asociado al recurso correspondiente.
Nombre. En esta celda, a través de un desplegable, podrás seleccionar los recursos que intervienen en la tarea.
Unidad. Se refiere al porcentaje de dedicación de ese recurso a esa tarea. Es decir, que proporción de su jornada laboral destina el recurso seleccionado a la tarea en la que te encuentres.
Coordinador. Sólo se trata de un identificador del responsable de esa tarea. Por defecto se asigna esta categoría al recurso con categoría de “Encargado del proyecto”. No obstante, puedes nombrar coordinador de una tarea a quien tú consideres adecuado.
Función. Por defecto el sistema muestra para cada recurso la función que le hayas asociado al darlo de alta. Sin embargo, en cada tarea puedes modificar la función de cada uno de los recursos según sea necesario.

3⇒ ESPECIFICACIÓN DE DURACIÓN Y FECHA DE TÉRMINO DE LAS TAREAS

También conocidas como Ajustes Temporales, éstas opciones se mencionan en el apartado 1 de este mismo tema, bajo el mismo nombre.
La duración de una tarea determina cuánto tiempo tomará la tarea en realizarse. La medida de dicho tiempo puede tener diferentes medidas, las cuales son minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) y meses (me). Si la duración es una estimación, se utiliza un signo de interrogación (?).
La fecha de término indica que día quedará terminada la tarea en cuestión. La fecha se puede escribir en su espacio correspondiente o se hace clic en un botón con signo menos (-) al final del espacio y elegir una fecha en el calendario que aparece.

BIBLIOGRAFÍA

TEMA 4

1.- https://www.emprendepyme.net/primer-paso-deteccion-de-necesidades.html

2.- https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/objetivos-generales-y-especificos
https://www.slideshare.net/rosbur/metodologia-objetivos-generales-y-especficos

3.- https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/alcance-de-un-proyecto
https://grantspace.org/resources/knowledge-base/evaluaci%C3%B3n-de-programas-program-evaluation/

4.- https://iaap.wordpress.com/2010/09/16/%C2%BFque-son-los-entregables-del-proyecto/

5.- https://iaap.wordpress.com/2007/04/29/%C2%BFque-es-el-riesgo-en-un-proyecto/

6.- https://www.obs-edu.com/es/blog-project-management/actualidad-project-management/gestion-del-riesgo-de-proyecto-en-5-pasos

7.- Archivo Objetivo general y recursos del proyecto.pptx ->Classroom feb 19

TEMA 5

1.- https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/plan-de-trabajo

2.- https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/plan-de-trabajo